Hätten Sie auch gerne 4 Arme? Ach, was soll der Geiz?! Wie wäre es gleich mit 6 zusätzlichen Extremitäten? Dazu noch vier Ohren? Dann könnten Sie ohne Probleme gleich mehrere Aufgaben erledigen und nebenbei all die wichtigen Telefonate führen, die auf Ihrer To-Do-Liste stehen.
Leider war dies alles von der Evolution nicht vorgesehen und wir müssen mit dem auskommen, was uns die Natur mitgegeben hat. Menschen, die trotzdem mehrere Aufgaben zugleich erledigen können, bezeichnet man in der heutigen Zeit als multitasking-fähig. Alles im Überblick haben, vieles gleichzeitig erledigen können – nicht nur im manchmal stressigen Familienleben eine gewünschte Eigenschaft, auch im beruflichen Alltag wird diese Eigenschaft mehr und mehr gewünscht.
Denn, wer viele Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, schafft viel – oder etwa nicht? Denn mehrere Studien der letzten Jahre haben folgendes wissenschaftlich belegt: Vieles, was nebenbei erledigt wird, geschieht einfach nur oberflächlich und selten fehlerfrei. Auf den Punkt gebracht: Wer so arbeitet, arbeitet selten effizient und auch nicht effektiv! Nicht ohne Grund meinte bereits im 18. Jahrhundert Georg Christoph Lichtenberg, der als Begründer des deutschsprachigen Aphorismus gilt: „Alles auf einmal tun zu wollen, zerstört alles auf einmal!“
Multitasking belastet unsere Konzentration und damit unser Gehirn. Höchstens bei täglichen Routineaufgaben, die quasi schon ins Blut übergegangen sind, erlaubt es sich das Gehirn, ohne Energieverlust abzuschweifen. Aber ab einer gewissen Beanspruchung läuft es nicht mehr auf Hochtouren, um es jetzt einmal bildlich zu beschreiben. Es ist für parallel ablaufende Mehrfachbelastungen nicht geschaffen und macht diese nur bis zu einem gewissen Grad mit. Komplexe Aufgaben werden vom Gehirn nicht zeitgleich durchgeführt, sondern nacheinander, es ist höchstens in der Lage, blitzschnell zwischen zwei Aufgaben hin- und herzuwechseln. Ist die Belastungsgrenze überschritten nehmen Aufmerksamkeit und Reaktionsfähigkeit rapide ab und Fehler schleichen sich ein. Diese müssen dann durch zusätzliche Arbeitszeit wieder ausgeglichen werden. An dieser Stelle – Sie ahnen es bestimmt schon – möchte ich wieder das Thema „Zeitmanagement“ ansetzen. Um eine Überlastung Ihres Gehirns zu verhindern, sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe koordinieren und Prioritäten setzen. Folgende 5 Schritte möchte ich Ihnen dafür nennen:
Schritt Nummer Eins: Dieser betrifft die kleinen alltäglichen Ablenkungen, die uns in der heutigen Welt jederzeit beschäftigen. Kommen Sie davon ab, für E-Mails und Telefonate ständig erreichbar zu sein. Widerstehen Sie dem Wunsch, ständig in Ihr virtuelles Postfach zu schauen. Richten Sie stattdessen dafür feste Zeiten ein, um weder sich selbst noch den eigenen Arbeitsfluss durcheinander zu bringen.
Schritt Nummer Zwei: Werden Sie sich bewusst, was für Ergebnisse Sie an Ihrem heutigen Arbeitstag, in Ihrer jetzigen Arbeitswoche erreichen möchten! Sind Sie Arbeitnehmer, werden Sie von Ihrem Vorgesetzten an dem, was erreicht worden ist, gemessen und bewertet. Sind Sie Selbständiger, übernehmen Ihre Kunden oder Sie selbst diese Funktion. Und nicht einer von diesen, Sie selbst eingeschlossen, zeigt sich mit Halbherzigkeiten zufrieden.
Schritt Nummer Drei: Stellen Sie sich vor, Sie dürften täglich nur eine Stunde arbeiten! Was würden Sie in dieser Zeit anpacken? Mit dieser Methode lernen Sie innerhalb kürzester Zeit, vom Multitasking wegzukommen und Prioritäten zu setzen, die generell für das Zeitmanagement enorm wichtig sind. Unwichtiges fliegt dabei als erstes aus Ihrem Zeitplan, die Konzentration auf das wirklich Notwendige gelingt deutlich eher.
Schritt Nummer Vier: Vermeiden Sie das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben. Jede Umstellung von einer komplexen geistigen Tätigkeit zu einer anderen kostet Energie, die Ihr Gehirn benötigt. Wer öfter hin und her wechselt, ermüdet schneller als jemand, der erst eine Aufgabe erledigt und anschließend die nächste.
Schritt Nummer Fünf: Unterschätzen Sie nicht Ihre Ablenkbarkeit! Sie sitzen vorm Rechner, neben Ihnen liegt Ihr Smartphone und zusätzlich dudelt im Hintergrund das Radio. Perfekt ist die Zweifach- oder Dreifach-Ablenkung, die bereits im Unterbewussten beginnt und schnell bedenkliche Ausmaße annimmt. Denn Ablenkung wird lange Zeit bewusst nicht wahrgenommen. Dazu beispielhaft eine Szene, die in nahezu jeder Ehe schon einmal vorgekommen sein mag: Der eine Ehepartner liest Zeitung oder schaut Fernsehen, während der andere etwas Wichtiges zu sagen hat. Von dem Gespräch bekommt der Abgelenkte nur die Hälfte mit, von dem Zeitungsartikel oder dem TV-Beitrag aber auch nur genau so viel – oder genau so wenig. Das Gehirn kann sich nur auf eine Sache richtig konzentrieren, denn das Bewusstsein hat zu jedem Zeitpunkt immer nur einen Inhalt.
Nutzen Sie also täglich die Möglichkeit, Ihrem Gehirn etwas Ruhe zu gönnen und fixieren es auf eine ganz bestimmte Aufgabe. Dadurch wird Ihre Belastungsfähigkeit größer und gleichzeitig können Sie Aufgaben viel konzentrierter und konstruktiver erledigen. Nehmen Sie also von dem Wunsch Abstand, multitasking-fähig zu sein.
Stattdessen sollten Sie Entspannungsmöglichkeiten für Ihren Geist und Ihr Gehirn in Betracht ziehen. Möglichkeiten dazu bietet Ihnen meine Entspannungs-CD. Diese werde ich Ihnen in meinem nächsten Blogbeitrag näher vorstellen.
Weitere wichtige Tipps zum Thema Zeitmanagement gebe ich Ihnen auf meinem Zeitmanagement-Seminar. Falls Sie an einer Teilnahme interessiert sind, hier erhalten Sie weitere Infos:
http://www.cjhpersonalentwicklung.de/trainings/zeitmanagement
Herzlichst
Ihr Online-Coach
Dr. Christa-Jana Hartwig