Ein Tag hat bekanntlich nur 24 Stunden – ein Fakt, der nicht zu ändern ist, auch wenn wir uns alle mindestens schon einmal in unserem Leben gewünscht haben, es wären wenigstens 3 bis 4 Stunden mehr. Sobald Sie aber in der Lage sind, Ihr tägliches Zeitmanagement zu nutzen und umzusetzen, sollte dieser Wunsch passé für Sie sein. Nun gilt es, die nächste Stufe anzugehen. Denn die Tagesplanung ist die kleinste Einheit innerhalb des Zeitmanagements, die Ihren Blick speziell nur auf das ausrichtet, was unmittelbar zu tun ist. Für den etwas größeren Überblick hingegen bietet sich die Wochenplanung an. Ob dafür ein Terminplaner, eine Computer-Software oder andere Organizer genutzt werden, ist unerheblich. Doch nur mit einer Wochenplanung können Sie gezielt Ihre Aktivitäten für bestimmte Lebensbereiche eintakten und sich genug Zeit für Beruf und Privates schaffen. Vor allem, wenn Sie Projekte und Aufgaben zu bewältigen haben, die sich über mehrere Tage oder gar Wochen erstrecken, ist eine Wochenplanung für die Organisation mehr als wichtig. Außerdem können Sie dadurch auch alle Ihre Schritte nach Wichtigkeit einordnen.
Folgende Fragen wurden mir im Laufe der Jahre immer wieder gestellt, daher möchte ich jetzt die Gelegenheit nutzen, Ihnen hier in diesem Blog darauf zu antworten.
Wann sollten Sie Ihre nächste Woche planen?
Legen Sie dazu einen ganz bestimmten Tag fest, der auch immer eingehalten wird. Für die meisten Menschen eignet sich der Freitagnachmittag. Denn mit einer fertigen Wochenplanung im Kopf lässt sich das Wochenende leichter nutzen, um Zeit mit der Familie zu verbringen und abzuschalten. Für einige könnte aber auch der frühe Sonntagabend sinnvoller sein. Denn im letzten Blogbeitrag gab ich Ihnen ja u.a. den Tipp, sich den Plan für den nächsten Tag am Abend zuvor zurechtzulegen. Es liegt also auf der Hand, bei der Planung des Montags auch gleich die ganze Woche zu planen. Welchen Tag Sie aber nun letztlich dafür nutzen, sollten Sie selbst entscheiden, Hauptsache, Sie behalten diesen bei.
Haben in einer Wochenplanung nur berufliche Termine Platz?
Auf keinen Fall! Sie sollten auch für private Vorhaben Zeit blocken. Und diese privaten Freiräume sollten nicht zur Diskussion stehen. Die Arbeit gehört Ihnen, nicht Sie der Arbeit. Dementsprechend hilft es auch, einen Ruhetag schriftlich in Ihrer Wochenplanung zu fixieren.
Sollte ich für die Wochenplanung ein bestimmtes System entwickeln?
Es wäre zumindest ratsam! Diese Systematik sollte immer individuell sein, die entscheidende Frage muss sich aber immer danach richten, was Ihnen in der kommenden Woche beruflich wie privat besonders wichtig ist. Wenn es wieder an der Zeit ist, Ihr Büro oder Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen, entscheiden Sie sich für einen Tag in der kommenden Woche, an dem Sie diese Aufgabe erledigen möchten. Sollten mal wieder Mitarbeitergespräche geführt oder Schulungen organisiert werden: legen Sie diese Aufgaben auf ganz bestimmte Wochentage. Entwickeln Sie auch gerne eine Routine. Bestimmte wiederkehrende Termine, wie der regelmäßige Besuch im Fitnessstudio oder Projektbesprechungen sollten sich auf jeden Fall in Ihrer Wochenplanung wiederfinden.
Sollte bei der Wochenplanung in Etappen gedacht werden?
Auch hier ein klares Ja, vor allem bei Zielen und Projekten, deren Verwirklichung über die kommende Woche hinausgeht. Legen Sie bei der Wochenplanung gleich fest, welche Etappe des Weges Sie in den nächsten 7 Tagen erreichen wollen. Kleine Ziele sind kleine Schritte mit großer Wirkung. Wenn Sie sich vorgenommen haben, Ihr Gewicht zu reduzieren, dann tragen Sie nicht nur die Sporttermine ein, sondern vermerken am letzten Tag der Wochenplanung, wieviel an Gewicht Sie bis dahin verloren haben möchten. Wenn Sie sich bestimmte Tage in der Woche für die Kundenakquise reservieren, dann halten Sie für das Ende der kommenden Woche fest, wieviel Termine bzw. Neukunden Sie bis dahin gewonnen haben möchten. Markieren Sie diese Aufgaben am besten farbig in Ihrem Terminplaner, so motiviert bereits ein Blick auf Ihren Wochenplan.
Grundsätzlich ganz wichtig ist bei der Wochenplanung folgendes: Setzen Sie sich nicht unter Druck und packen Sie sich die Woche nicht zu voll. Ihre Wochenplanung muss realistisch sein, sowohl von den Zielen her als auch von der Zeit, die Sie für Ihre Aufgaben in Anspruch nehmen möchten. Berücksichtigen Sie auch immer sogenannte Pufferzeitzonen, vor allem dann, wenn die zeitliche Dauer einer Aufgabe nicht genau einzuschätzen ist. Das bewahrt Sie vor Stressanfällen und schlechter Laune, weil Sie das Gefühl haben, Ihrer eigenen Planung hinterherrennen zu müssen.
Herzlichst
Ihr Online-Coach
Dr. Christa-Jana Hartwig
www.cjhpersonalentwicklung.de